Mes factures

Mes factures
La facture est obligatoire lors de la prestation d’un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou si le client le demande quel que soit le montant.
 
Une facture doit :
– comporter des mentions obligatoires
– être rédigée en français,
– être établie en 2 exemplaires, l’original étant conservé par le client.
 
La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il ne doit pas être possible d’émettre des factures à posteriori. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.
 
La numérotation peut être établie par séries distinctes, mais il est également possible d’émettre des factures utilisant par exemple un préfixe par année (2014-XX) ou par année et mois (2014-01-XX), ce qui facilite l’archivage. 
 
Une numérotation annuelle repart à zéro tous les ans (par exemple, la dernière facture d’une année la n°2015-850 est suivie de la première facture de l’année suivante n°2016-001) ; une numérotation mensuelle repart à zéro chaque mois.
 
Une facture peut être réglée :
-par chèque, en espèces, par virement bancaire ou par lettre de change ou effet de commerce.
 
Même si cela est recommandé, la mention du mode de paiement n’est pas obligatoire sur une facture, alors que la date de règlement et le délai de paiement le sont.

Mentions Obligatoires d’une facture :

La forme de la facture

Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle doit répondre à un certain nombre d’obligation concernant la forme :

  • Être rédigée en langue française (Art. 2 de la Loi n° 94-665 du 4 août 1994),
  • Être établie en 2 exemplaires, dont l’original pour le client,
  • Comporter un certain nombre d’indications détaillées ci-dessous.

L’exploitant est tenu de délivrer une facture pour toutes ventes ou prestations de service rendues à un autre professionnel.

Voici les mentions obligatoires devant figurer sur une facture :

  • L’identité du vendeur / prestataire de services : Dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), adresse du siège social, numéro de Siren ou Siret, Code NAF, forme juridique et capital social (pour les sociétés), numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).
  • L’identité du client : Dénomination sociale (ou nom pour un particulier), adresse du client (sauf opposition pour un particulier), adresse de livraison.
  • Le numéro de la facture : Numéro unique et basé sur une séquence chronologique et continue, sans « trou », une facture ne pouvant êtrre supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d’exercice le justifient.
  • Date de la facture : Date à laquelle la facture est émise.
  • La date de la vente ou de la prestation : Date où est effectuée ou achevée la livraison des biens ou la prestation de services.
  • Les identifications à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) : Numéro d’identification du vendeur ou prestataire, numéro d’identification du client (si c’est un professionnel redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 €.
  • Le taux de TVA légalement applicable : Notamment si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par ligne.
  • La désignation des biens ou services : dénomination précise, quantité, prix unitaire hors taxes et taux de TVA ajoutée, remises et autres rabais éventuels.
  • Concernant le paiement : la date ou délai de paiement, les taux de pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40€ (frais de recouvrement en cas de retard de paiement) : pour les factures à des professionnels.

Attention ! Cette liste n’est pas exhaustive. Il existe des dispositions particulières à certaines options ou autorisations, à certains produits ou services, à certaines professions.

La référence à la disposition d’exonération ou au régime particulier

S’il y a lieu. Par exemple, en cas de franchise de TVA, il convient de stipuler : « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ». Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 €.

Nouvelle réglementation sur les logiciels de caisse

Une nouvelle réglementation concernant la certification des logiciels de caisse est mise en place depuis le 1er janvier 2018. Cette mesure a pour objectif d’accentuer la conformité des équipements aux exigences d’inaltérabilité, de sécurisation et de conservation prévues par la loi. Si vous disposez de ce type d’équipements, vous devez obtenir une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.

Factures : les mentions particulières

Il existe par ailleurs certaines mentions particulières, en fonction des cas : références de l’assurance professionnelle, qualité de membre d’une association agréée ou d’un centre de gestion…

Quelles pénalités pour les infractions aux règles de facturation ?

Omission ou inexactitude dans une facture

Chaque omission ou inexactitude constatée dans une facture peut donner lieu à une amende de 15 € par facture. Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant qui est ou aurait dû être mentionné sur la facture.

Omission de facturation, factures fictives ou de complaisance

Si l’entreprise émet des factures de complaisance, des factures fictives ou omet d’établir une facture, elle risque une amende de 50 % du montant de la transaction facturée ou de celle qui aurait dû être facturée. En cas de vente sans facture, cette amende peut être réduite à 5% si l’entreprise apporte la preuve que l’opération a été comptabilisée régulièrement dans les 30 jours de la mise en demeure de l’administration.

Source : Ministère de l’économie et des finances

Facturation entre professionnels : Deux nouvelles mentions obligatoires

Deux nouvelles mentions devront figurer sur les factures émises entre professionnels à compter du 1er octobre 2019 :

• l’adresse de facturation si elle est différente de celle de livraison
• le numéro du bon de commande s’il a été préalablement émis par l’acheteur.

Les sanctions pour infraction aux règles de facturation sont renforcées par l’instauration d’une amende.

Ces nouvelles dispositions résultent de l’ordonnance n°2019-359 du 24 avril 2019, publiée au JO du 25 avril 2019.

Au 1er octobre 2019, tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels (relation client / fournisseur) sera puni d’une amende administrative. Les amendes encourues iront de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pourra être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction.
Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services.

Attention : ne pas confondre avec l’obligation de délivrance d’une note au consommateur pour toute prestation de service d’un montant supérieur ou égal à 25 euros (TVA comprise), et sur demande pour un montant inférieur :
Cliquez ici pour télécharger le PDF de l’arrêté

La facture est un élément de preuve d’une opération commerciale et recèle donc une valeur juridique importante. Elle sert par ailleurs de justificatif comptable et de support à l’exercice des droits sur la TVA. Elle doit être conservée pendant 10 ans.

Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle doit répondre à un certain nombre d’obligations concernant la forme :

• être rédigée en langue française,
• être établie en 2 exemplaires, dont l’original pour le client.

La facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l’acheteur formalise son acceptation. Le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

Dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est obligatoire pour les grandes entreprises et les PME, et le sera bientôt pour les TPE à partir du 1er janvier 2020.

Le code de commerce précise les mentions obligatoires des factures, dont les principales sont :
– nom et adresse des parties,
– date de la vente ou de la prestation de service,
– quantité et dénomination précise des produits ou services,
– prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties,
– date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard.

La facture doit également mentionner le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement, fixée à 40 €.

Des éléments d’identification de l’entreprise doivent également y figurer : numéro d’immatriculation auprès du greffe, siège social, statut juridique, etc.

Enfin, les artisans, les commerçants inscrits au RCS et les micro-entrepreneurs, doivent mentionner sur leurs devis et factures l’assurance souscrite au titre de leur activité lorsque celle-ci est obligatoire, ainsi que les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat.

En matière fiscale, un certain nombre d’obligations spécifiques encadrent l’établissement des factures par les assujettis à la TVA afin de permettre l’identification du vendeur et de l’acquéreur et des précisions sur les produits et services vendus.

Pour une liste exhaustive des mentions obligatoires entre professionnels, se reporter à la fiche en lien ci-dessous :

Lien vers le site officiel

Source : CNAMS – Octobre 2019

En cas de facturation dans une devise autre que l’euro, les taux de change à utiliser pour la détermination de la base de calcul de la TVA, ainsi que pour la Déclaration d’Echange de Biens (DEB) ou la Déclaration Européenne de Services (DES) Déclaration Européenne de Services (DES), sont en principe ceux qui ont été publiés par la Banque de France le jour même où l’opération a été réalisée.
 
Toutefois, par mesure de simplification, il est admis qu’un même taux soit retenu pour toutes les opérations réalisées au cours d’un même mois. Il s’agit du taux qui a été publié par la Banque de France pour l’avant-dernier mercredi du mois précédent.
 
S’agissant donc des opérations réalisées en février 2016, ces taux sont ceux du mercredi 20 janvier 2016, lesquels s’établissaient comme suit :
 
Taux de change à utiliser pour les opérations réalisées en février 2016 (DEB à déposer en mars)
 
Pays 1 euro =
Afrique du Sud     18,2896 ZAR
Australie     1,5916 AUD
Brésil     4,4559 BRL
Bulgarie     1,9558 BGN
Canada     1,5965 CAD
Chine     7,1768 CNY
Corée du Sud     1.326,46 KRW
Croatie     7,667 HRK
Danemark     7,4638 DKK
Grande-Bretagne     0,77 GBP
Hong-Kong     8,5366 HKD
Hongrie     314,76 HUF
Inde     74,1627 INR
Indonésie     15.228,20 IDR
Islande     0 ISK
Israël     4,336 ILS
Japon     127,28 JPY
Malaisie     4,7936 MYR
Mexique     20,0427 MXN
Norvège     9,665 NOK
Nouvelle-Zélande     1,7134 NZD
Philippines     52,219 PHP
Pologne     4,4702 PLN
République Tchèque     27,042 CZK
Roumanie     4,5326 RON
Russie     88,2005 RUB
Singapour     1,5697 SGD
Suède9,3431 SEK
Suisse     1,0932 CHF
Thaïlande     39,582 THB
Turquie     3,3307 TRY
USA     1,0907 USD
 
Réf : Cours Banque de France du mercredi 20 janvier 2016 (J.O. du 21).
03 janvier 2016
 
Au sein de l’Union Européenne, la plupart des échanges commerciaux s’effectuent librement. Cependant, ils n’en sont pas exempts pour autant de certaines déclarations. En particulier, les achats  et les ventes de marchandises peuvent entraîner l’obligation de déposer une déclaration mensuelle : la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB).
 
Qui doit déposer la DEB ?
 
La DEB est une déclaration de nature fiscale (Art. 289 B du CGI) qui doit en principe être produite par tout assujetti à la TVA qui effectue des achats ou des ventes de marchandises au sein de la Communauté Européenne. Elle est susceptible de devoir être établie tant lors de l’introduction de marchandises en France, que lors de la livraison de notre pays vers un autre Etat membre de la Communauté Européenne.
 
DEB à produire lors de l’expédition de marchandises dans un autre Etat membre de la Communauté Européenne
 
A l’expédition, les entreprises françaises sont tenues de déposer une DEB dès leur première livraison intracommunautaire, quel que soit le montant de celle-ci.
 
Où la DEB doit-elle être déposée ?
 
La DEB peut être produite sur formulaire papier. Dans ce cas, il est impératif d’utiliser l’imprimé CERFA n°10838*03, et celui-ci doit être déposé dans les délais ci-dessus auprès de l’un des trois Centres Interrégionaux de Saisie des Données (CISD) dont relève votre entreprise.
 
Selon le département de son siège social, ces centres sont les suivants :
 
CISD de METZ (27, place Saint-Thiebault, BP 20 832, 57013 METZ CEDEX 01), pour les sociétés dont le siège social est situé dans les départements : 01, 03, 07, 08, 09, 10, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 23, 24, 25, 28, 31, 32, 33, 36, 37, 39, 40, 41, 42, 43, 45, 46, 47, 48, 51, 52, 54, 55, 57, 58, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 74, 79, 81, 82, 86, 87, 88, 89, 90.
 
CISD de SARCELLES (22 bis, avenue du 8 Mai 1945, 95200 SARCELLES), pour les sociétés dont le siège social est situé dans les départements : 11, 14, 2A, 2B, 26, 27, 30, 34, 50, 53, 61, 72, 76, 78, 84, 92, 93, 95.
 
CISD de LILLE (Port Fluvial de Lille ; 10, place Leroux De Fauquemont; 59040 LILLE CEDEX), pour les sociétés dont le siège social est situé dans les départements : 02, 04, 05, 06, 13, 22, 29, 35, 38, 44, 49, 56, 59, 60, 62, 75, 77, 80, 83, 85, 91, 94.
 
Cependant, la DEB peut aussi être produite en ligne en s’inscrivant à cet effet sur le site des téléprocédure de la douane
 
ATTENTION
 
En vertu de l’article 467 du Code des douanes, le défaut de production de la DEB dans les délais impartis est sanctionné par une amende de 750 euros. Pire, cette amende est portée à 1 500 euros en cas de défaut de production dans les 30 jours d’une mise en demeure.
Par ailleurs, une amende de 1 500 euros est également appliquée en cas de refus de transmettre les renseignements et les documents demandés ou en cas de non présentation à une convocation des services des douanes.
De même, chaque omission ou inexactitude dans la déclaration produite donne lieu à l’application d’une amende de 15 euros, sans que le total puisse excéder 1 500 euros.
Enfin, les documents nécessaires à l’établissement de chaque déclaration doivent être conservés au minimum pendant 6 ans et les agents des douanes sont habilités à exiger sans préavis la présentation de ces documents à des fins statistiques.
03 janvier 2016
 
Depuis le 1er janvier 2010, toute personne physique ou morale qui fournit certaines prestations de services, quel que soit leur montant, à des assujettis à la TVA situés dans un autre Etat membre de la Communauté Européenne, est tenue de souscrire une nouvelle déclaration appelée “Déclaration Européenne  de Services” (ou DES).
 
Les prestations de services à déclarer
 
En principe, toute prestation de services fournie par une entreprise française à une entreprise assujettie à la TVA dans un autre Etat de la Communauté Européenne doit être déclarée.
 
Toutefois les services suivants sont exclus :
 
– services des agences de voyage ;
– services se rattachant à un immeuble ;
– prestations de transport de passagers ;
– prestations consistant à donner accès à des manifestations culturelles, artistiques, sportives, éducatives, scientifiques, de divertissement ou similaires, telles que les foires et les expositions, ainsi que les prestations accessoires à cet accès ;
– ventes à consommer sur place ;
– locations de moyen de transport de courte durée ;
– services bénéficiant d’une exonération dans l’Etat membre du preneur.
Quand déclarer ?
 
La DES doit être produite au plus tard le dixième jour ouvrable du mois qui suit celui au cours duquel la TVA est devenue exigible dans l’Etat du client, c’est-à-dire :
– en cas de versement d’acomptes, au cours du mois qui suit celui de chaque versement du client (acomptes et solde). Toutefois, sur un plan pratique, si plusieurs versements ont été encaissés au cours d’un même mois pour un même client, ils peuvent être regroupés sur une seule ligne de la déclaration (BOI-TVA-DECLA-20-20-40, § 160) ;
 
– en l’absence d’acompte, au cours du mois qui suit celui au cours duquel la prestation de services a été effectuée.
 
Toutefois, lorsqu’il s’agit d’une prestation continue sur une période supérieure à une année et ne donnant pas lieu à des décomptes ou à des paiements durant cette période, la prestation est considérée comme effectuée à l’expiration de chaque année civile, tant qu’il n’est pas mis fin à la prestation de services (BOI-TVA-DECLA-20-20-40, § 230).
 
Nota : pour l’année 2016, les dates de dépôt de la DEB (10e jour ouvrable du mois) s’établissent comme suit : 13 janvier, 11 février, 11 mars, 12 avril, 13 mai, 11 juin, 12 juillet, 11 août, 12 septembre, 12 octobre, 14 novembre, 12 décembre, et 12 janvier 2017 pour les opérations du mois de décembre 2016.
 
Comment déclarer ?
 
Hormis pour les prestataires qui bénéficient du régime de la franchise en base de TVA, lesquels peuvent utiliser le formulaire papier Cerfa n° 13694 : DÉCLARATION-EUROPÉENNE-DE-SERVICES.pdf, les autres entreprises doivent obligatoirement effectuer leur Déclaration Européenne  de Services par voie électronique. Elles doivent à cet effet utiliser le téléservice DES, accessible via le portail de l’Administration des douanes réservé aux professionnels
 
A quel centre déclarer ?
 
– Comme la DEB, la DES doit être produite auprès de l’un des trois Centres Interrégionaux de Saisie des Données (CISD) dont relève votre entreprise. Selon le département de son siège social, ces centres sont les suivants :
CISD de METZ (27, place Saint-Thiebault, BP 20 832, 57013 METZ CEDEX 01),

– pour les sociétés dont le siège social est situé dans les départements : 01, 03, 07, 08, 09, 10, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 23, 24, 25, 28, 31, 32, 33, 36, 37, 39, 40, 41, 42, 43, 45, 46, 47, 48, 51, 52, 54, 55, 57, 58, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 74, 79, 81, 82, 86, 87, 88, 89, 90.

– CISD de SARCELLES (22 bis, avenue du 8 Mai 1945, 95200 SARCELLES),
pour les sociétés dont le siège social est situé dans les départements : 11, 14, 2A, 2B, 26, 27, 30, 34, 50, 53, 61, 72, 76, 78, 84, 92, 93, 95.

– CISD de LILLE (Port Fluvial de Lille ; 10, place Leroux De Fauquemont; 59040 LILLE CEDEX),
pour les sociétés dont le siège social est situé dans les départements : 02, 04, 05, 06, 13, 22, 29, 35, 38, 44, 49, 56, 59, 60, 62, 75, 77, 80, 83, 85, 91, 94.
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Source : Art. 289 B du CGI ; Instruction fiscale. 3 A-1-10, B.O.I. n° 4 du 11 janvier 2010
Réponse : NON. Même si elles ont été transmises aux clients dans une version papier, les factures créées par informatique peuvent être stockées dans des fichiers électroniques.
Cependant, le logiciel ou le système informatique utilisé doit présenter un certain nombre de garanties, tant au niveau des informations stockées pour chaque facture qu’au niveau de leur enregistrement, et dont le fisc pourra s’assurer dans le cadre de son droit de contrôle.
Les normes à respecter à cet égard sont détaillées dans notre fiche pratique :
Factures papier créées et conservées par informatique : les normes techniques à respecter
Enfin, les doubles électroniques doivent être conservés – obligatoirement sur le territoire français – durant le même laps de temps que les doubles papier, à savoir au minimum 6 ans à compter de la date de la facture, et ils doivent bien évidemment pouvoir être reconstitués, voire imprimés, de façon claire et lisible à toute requête du fisc.
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